Kennen Sie das? Sie suchen ein eingescanntes Kundendokument und finden es – nach langem und ärgerlichem Suchen – in der Ablage eines anderen Kunden…
Elektronische Dokumente mit QR-Code weiterleiten
Dokumente von Hand einscannen und in Kundenordner ablegen birgt grosse Gefahren. Viele Unternehmen wähnen sich in falscher Sicherheit. Es reicht, das Dokument falsch herum einzulegen oder eine Datei ins falsche Verzeichnis zu schieben. Das unweigerliche Suchen wird ärgerlich – noch ärgerlicher, wenn Ihr Revisor auf mehrere Dokumente wartet.
Wir vereinfachen den Archivierungsvorgang mit QR-Codes. Setzen wir ein Dokument auf (z.B. Vertrag, Risiko-Fragebogen etc.), so fügen wir ihm bereits beim Öffnen – zusammen mit weiteren Angaben wie Kundenname, Portfolio-Nummern etc. – einen QR-Code an. Dieses maschinenlesbare Zeichen sorgt dafür, dass das Dokument jederzeit auf seinem Umlauf eindeutig zugeordnet werden kann. Wird das Dokument eingescannt, kontrolliert das System auf korrekte Seitenzahl und versorgt die elektronische Version automatisch am richtigen Ort. Fehler lassen sich vermeiden.
Dokumente von anderen Stellen tragen keine solche Kennzeichnung. Mit einem Klick spuckt ein Industriedrucker ein kleines Etikett mit dem Code aus, welches mit einem Finger angehoben und direkt auf der Frontseite des Dokuments platziert wird. Unser Dokument ist damit zugeordnet und wird den richtigen Platz im Ablagesystem automatisch finden.
Das Zeichen kann dabei viele Informationen aufnehmen; welche Portfolios betroffen sind, welche Dokumentart vorliegt, wie viele Seiten es aufweisen müsste (für die automatische Doppelblatt-Kontrolle) oder ob das Dokument mit weiteren Personen verknüpft werden muss.
Mit diesen einfachen Hilfsmitteln, die sich in der Industrie seit Jahren bewähren, gestalten wir Ihre Abläufe effizienter und sicherer.