Kennen Sie das? Sie haben sich fest vorgenommen, eine Aufgabe zu erledigen – und haben sie trotzdem vergessen.
Zentrale Aufgabenliste – mein System denkt mit!
Wer kennt sie nicht, die To Do-Listen: seien es einfache Handzettel oder komplexe Aufgabenlisten; im Notfall findet man sie nicht, der Stellvertreter weiss nichts davon, nirgends ist dokumentiert, dass etwas zu erledigen wäre oder etwas bereits erledigt ist.
Das ist kein Zustand! Aufgaben müssen nachvollziehbar erledigt werden; andere Personen sollen über den Stand informiert sein; Arbeit muss geplant und überwacht werden. Wir haben eine Aufgabenliste eingeführt, die beim Systemstart als Planungsmittel erscheint. Mit einem Klick füge ich eine neue Aufgabe hinzu – sie wird nicht mehr vergessen.
Um Arbeiten effizient zu erledigen, muss ich sie planen können. Ist eine Aufgabe jetzt nicht relevant, schiebe ich sie auf der Zeitachse nach hinten. Dazu reicht es, das Aufgaben-Kästchen auf das Datum oder die Kalenderwoche fallen zu lassen. Es fällt leichter, wenn ich Aufgaben nach Themen gruppiere. Mit der Maus ziehe ich jedes Aufgabenkästchen auf das entsprechende Thema. Möchte ich mich nur mit einem Thema befassen, so klicke ich auf den Spaltenkopf und alle anderen Themen werden ausgeblendet – mein Kopf ist frei für echte Fokussierung. Abends ein Klick zurück und ich verhindere einen Tunnelblick.
Die Krux mit dem Delegieren
Ich kann eine Aufgabe auch an eine andere Person delegieren. Nun ist es ein Auftrag, den ich erteilt habe. Ich kann dabei einen Termin festlegen und werde gewarnt, wenn die Aufgabe bis dahin nicht erledigt wurde.
1, 2, 3: Serien und Folge-Aufgaben
Das System erlaubt, sich wiederholende Aufgaben zu erfassen und Folge-Aufgaben zu benennen, damit ich eine Serie von Aufgaben oder einen ganzen Prozess, der von mehreren Personen nacheinander bearbeitet werden muss, rasch vorantreiben kann.
Einige Aufgaben werden vom System selbst erstellt – ein abgelaufenes Ausweisdokument, ein Kunden-Geburtstag oder eine Bandbreiten-Verletzung sind Beispiele solcher Aufgaben.
Das Aufgabentool ist ein wirksames Mittel, um Struktur und Führung im Unternehmen durchzusetzen. Gerne zeigen wir Ihnen die wesentlichen Funktionen und besprechen mit Ihnen Ihre besonderen Bedürfnisse.